仕事をしていると常に事務効率化を考えてますよね。
最近活用していてとっても事務効率化に役立ったものを紹介します。
MicrosoftのFormsとListsを使って事務効率化
何社か乗り合っている保険代理店に勤めている私。
保険代理店の仕事は本当にたくさんある。
個人情報を扱うし、金融業でもあるので決まりもたくさんある。
そんな日々の仕事の中から、今活用しているMicrosoftのFormsとListsの事例を紹介します。
郵便物発送記録簿（Forms）
個人情報が厳しくなっている現代。
郵便物の誤発送はあってはならないこと。
万一受取人以外の人に郵送してしまったら、郵便物に個人情報が記載されていたら・・・。
間違って受け取った方のところに出向いてお詫びをし、郵便物を回収。
実際に受け取るはずだった方にも直接お詫びに伺わなければならない。
だから個人情報が記載されている郵便物は宛先、内容物をダブルチェック（2人以上での確認）をして送付する。
そして、いつどのような内容物を誰に送付したかも記録しなければならない。
エクセルに入力して管理しているところや、台帳を作り手書きで記入しているところもある。
郵便物発送は毎日の仕事なので何か活用して事務効率化ができないか考えてみた。
うちの代理店ではTeamsを導入している。
そこで今回アンケートをとる時によく利用されているMicrosoftのFormsを使ってみることにした。
Formsに回答するとエクセルが自動で作成される。
エクセルに直接入力するよりもFormsに回答する方が時間もかからない。
質問項目はこんな感じ・・・
この後に郵便物の切手代や担当者を入力する質問が続く。
切手代を質問項目に加えることで切手の在庫管理にも役立っている。
研修受講記録簿（Forms）
保険を扱う人を募集人というが、募集人は常に勉強することが必要。
色々新商品は出るし、改定はあるし・・・。
研修は毎月どれくらいあるだろうか・・・。
今はWEBでの研修がほとんど。
今まで会場に出かけて受けていたが、WEBだとたくさん研修を受けれるようになった。
研修も受けたら記録を残さないといけない。
ここにもFormsを活用した。
契約入力記録（Forms）
何社も乗合をしている代理店では今月の新規の件数、内容はどのように管理しているか。
各保険会社でシステムが違う。
それぞれの保険会社のシステムでそれぞれの会社ごとの件数等の管理はできるのだが・・・。
代理店として一括管理をする色んなシステムが開発されてはいるが、そのシステムを導入するほどでもないか、と思っている代理店もある。
みんな独自で顧客、契約、件数等の管理を工夫している。
これにもFormsを使えば、1ヶ月の計上した内容が一覧で管理できるようになった。
Formsで入力したものはエクセルに一覧として残るからとっても便利。
Formsで入力するとエクセルだけではなく円グラフ等でも見ることができる。
本当に世の中便利になったものだ・・・😅
連絡先一覧（Lists)
住所録のようなものを作成して保存しているだろう。
これをMicrosoftのListsを使うととってもわかりやすい。
フィルター機能も気に入っている。
保険会社ごとに絞ってみると早く該当の連絡先を見つけやすい。
雑な消し方で申し訳ない・・・😅
色もついていて見やすい。
事務マニュアル（Lists)
連絡先一覧と同様のやり方で事務マニュアルもListsで作成した。
同じお申し出の手続きでも各保険会社ごとに事務処理が違う。
Listsにまとめると各社ごとの事務手続きを比較でき、覚えも早くなる。
全募集人の事務手続きが統一された。
誰がしても同じ手続きで早く対応できるようになったと思う。
各保険会社の事務処理マニュアルはどれも分厚く、実際に自分の代理店で必要な事務処理だけをまとめたかった。
このListsはそれを叶えてくれた。
まとめ
小中学校では1人1台タブレットが渡される時代になった。
私も昨年iPad Proを購入し生活が変わるくらい重宝している。
仕事をする上でもPCを使いこなし、より効率的に仕事をしていくことが今以上に求められ、できるようになる時代。
Microsoft社も日々アプリ等開発されている。
50代でついていくのはやっとだが新しいことに挑戦続け事務効率化を極めてみたい😊
お・ま・け なかなか投稿できず時間が欲しい〜って感じです。やっと週末で時間ができました。次回はiPadの活用方法でもお知らせできたらいいな・・・。😅
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